ข้อมูล

      ข้อมูล  หมายถึง   ข้อเท็จจนิงหรือรายละเอียดของสิ่งที่สนใจ    ไม่ว่าจะเป็นตน  สัตว์  สิ่งของ หรือเหตูการณ์ต่างๆ ซึ่งข้อเท็จจริงเหล่านี้อาจอยู่ในรูปต่างๆ เช่น  ตัวเลข  ข้อความ  ภาพ  เสียง  และวีดีทัศน์  ดังนั้น  การเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่สนใจนั้นเอง  ข้อมูลจึงหมายถึง   ตัวแทนของข้อเท็จจริง  หรือความเป็นไปของสิ่งที่สนใจ
    คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
  1.ความถูกต้องแม่นยำ  หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้  จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้ตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ  และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้
  2.มีความเป็นปัจจุบัน  การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้มีการตอยสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว  ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตูการณ์หรือความต้องการมีการออกแบบการเรียกค้น  และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
  3.ความสมบูรณ์ครอบถ้วน  ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฎิบัติด้วย  ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
  4.ความกะทัดรัด  การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัด
  5.ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ความต้องการเป็นเรื่องสำคัญดังนั้น  จึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร