การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยขน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตัั่งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวณผล ข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย
1.การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบร่วมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา
2.การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้
2.การดำเนินการประมวณผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ ประกอบด้วยกิจการดังต่อไปนี้
1.การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการเก็บการแยกกลุ่มเพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน
2.การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ้งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวเลข หรืออักษร
3.การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์
4.การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได
3.การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย
1.การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บรักษาไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ
2.การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียนใช้งานได้ต่อไป
3.การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้
4.การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่งไกลได้ง่าย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น